建設現場の「半日仕事」を30分に短縮！AI文書処理サービス「PaperOn」の導入事例
建設業界の課題：見積書処理の非効率性
建設現場では、協力会社ごとに書式が異なる見積書の転記作業が大きな負担となっていました。沖縄県に本店を置く福地組も例外ではなく、数百社に上る取引先からの見積書が100枚を超えることや、1社から数十ページに及ぶ書類が届くことも珍しくありませんでした。これらの書類の内容を自社の費用管理システムへ手入力する作業は、現場の従業員にとって長時間労働や心理的負担の一因となっていました。
AI文書処理サービス「PaperOn」の導入
福地組はこの課題を解決するため、AI文書処理サービス「LINE WORKS PaperOn」を導入しました。複数のOCRサービスを比較検討した結果、まず前身サービスである「LINE WORKS OCR」を採用し、その後、利用枚数に応じた料金設定や工事案件単位での文書管理機能を評価してPaperOnへ移行しました。
PaperOnの機能と評価ポイント
PaperOnは、AI-OCRと生成AIを活用し、請求書や領収書、注文書、申請書などの文字情報をデータ化するサービスです。紙やFAXの書類に加え、PDFやスマートフォンで撮影した画像、手書きメモの読み取りにも対応しています。読み取った情報の修正、データ変換、システム連携、保管までを一つのツールで完結でき、会計・販売管理システムや基幹システムへのデータ取り込みも可能です。
福地組が特に評価したのは以下の点です。
- 書式の異なる見積書でも、個別の事前設定なしで表形式のデータに変換できる点。
- AI-OCRと生成AIによる高い読み取り精度。
- ITツールに不慣れな担当者でも操作しやすい設計。
- 案件別にファイルを整理できる機能。
これらの機能により、必要な見積書を探す手間も削減されました。
導入効果：作業時間の劇的な短縮
PaperOnの導入により、福地組では顕著な業務効率化が実現しました。
- 従来半日を要していた作業が、約30分で完了した事例もあります。
- 1案件当たり約40時間かかっていた作業を約12時間に短縮し、作業時間を約7割削減できた例もあります。
- 見積書1枚当たりの処理時間は、従来の10～15分から約1分に短縮されました。
福地組総務部の橋本風太氏は、書式の異なる紙やPDFの見積書も事前設定なしで表形式に出力できる点が、現場の負担軽減につながったと説明しています。
今後の展望
福地組は今後、PaperOnの利用者を増やすとともに、見積書以外の帳票や社内の別部門にも活用範囲を広げる方針です。全社的な業務効率の改善を進め、月100時間近い作業時間の削減を目指しています。
